Les informations disponibles sur le site internet merops.eu ont vocation à informer les universités clientes du contexte (information sur la société, ses dirigeants et sa philosophie), de l’environnement (localisation, structure d’hébergement, repas et excursions possibles) et des activités pédagogiques (matériel scientifique et contenu pédagogiques) qui peuvent être offertes.

Le prix des prestations varie considérablement selon la taille du groupe, la durée, la période du séjour et les options retenues (repas, transferts, excursions, etc…). Nous invitons les universités intéressées à nous contacter afin de discuter de leur besoin et de pouvoir leur proposer une offre pour l’organisation de leur camp.

Les modalités de paiement, les conditions d'annulation et de modification du séjour sont définies dans le présent document et les universités clientes sont priées d’en prendre connaissance avant de s’engager sur un séjour. Merops se réserve le droit d’apporter des modifications aux informations figurant sur son site, notamment sur le contenu des prestations.

La participation à un séjour proposé par Merops implique :

• L'adhésion à son projet éducatif et à l'état d'esprit qui en découle ;
• L'acceptation des conditions de séjour présentées et des conditions générales de vente.

The confirmation of a stay is subject to the payment of a deposit equal to 30% of the total amount of the stay including all of the options requested by the client university. Any reservation is validated by the receipt of a confirmation email accompanied by an invoice specifying the booking itinerary, including the price and any selected options.

The balance of 70% of the total amount of the booking must be paid no later than 30 days before the beginning of the stay.

Le prix du séjour ne pourra en aucun cas être contesté par l’université cliente après confirmation du séjour et versement de l’acompte. Il lui appartient de considérer au moment de son inscription si le prix proposé lui convient en acceptant le fait qu’il s’agit d’un prix forfaitaire. Les prix sont formulés et doivent être réglés en Euros. Le paiement de l’acompte et du solde se fera par transfert bancaire. La TVA sera perçue sur l’acompte et sur le solde selon les règles du pays où les prestations de service ont lieu (la France).

Notre prix de base comprend :

• Hébergement
• L’encadrement pédagogique
• L’utilisation de l’équipement scientifique et de l’infrastructure mise à disposition (bibliothèque et laboratoire)

En fonction du programme et des désirs de l’université cliente, les options suivantes peuvent être proposée pour un coût additionnel :

• Transfert de l’aéroport ou de la gare SNCF/TGV la plus proche (ou la plus commode)
• Repas (demi-pension ou pension complète)
• Excursions à la journée
• Visites de sites ou de musées

Le voyage du pays et/ou du site de l’université cliente jusqu’à l’aéroport ou la gare SNCF/TGV la plus proche (ou la plus commode) est sous la responsabilité de l’université cliente. Les formalités et conditions d’entrée en France et d’éventuels coûts liés à l’obtention d’un visa sont sous la responsabilité de l’université cliente.

Frais imprévus

Dans le cas de dépenses imprévues durant le déroulement du séjour (visite supplémentaire ou autres) ou en cas de dégâts ou de perte de matériel, des frais additionnels seront facturés à l’université cliente après validation par l’accompagnateur représentant l’université cliente.

Modification du séjour du fait de l’université cliente

Toute demande de modification du séjour (dans le choix des dates, ou le nombre de participants et/ou les options choisies) doit toujours être formulée par écrit par courrier électronique. Cette demande sera étudiée par Merops et si le changement est possible, nous le proposerons à l’université cliente. Les frais réels engendrés par cette modification seront refacturés à l’université cliente.

Désistement ou modification en cours de séjour du fait de l’université cliente

Toute interruption de séjour, quel qu’en soit le motif, et/ou toute renonciation à certaines prestations comprises dans le séjour ne pourront faire l’objet d’un remboursement de la part de Merops.

Annulation d’un séjour du fait de l’université cliente

En cas de désistement avant le séjour, Merops procède au remboursement des sommes versées déduction faite des sommes retenues à titre d’indemnités de résiliation en application du calendrier et barème suivants :

• Plus de 30 jours avant le début du camp : 20 % du prix du séjour ;
• Entre 30 et 8 jours avant le début du camp : 75 % du prix du séjour ;
• Moins de 8 jours avant le début du camp : 100% du prix du séjour ;
• Tout séjour commencé est intégralement dû, quelles que soient les raisons invoquées pour l’annulation.

Modification du séjour du fait de Merops

Merops peut être amené, de son propre chef ou pour des raisons indépendantes de sa volonté, à apporter des modifications aux informations figurant son site internet. Merops s’engage à communiquer par écrit à ses universités clientes les éventuelles modifications susceptibles d’affecter substantiellement un élément fondamental du séjour.

Merops peut se voir dans l’obligation, en cas de circonstances exceptionnelles et inévitables ou d’un empêchement majeur, de modifier un lieu de séjour, un programme ou ses prestations. Dans cette éventualité, nous proposerons des prestations de remplacement de qualité équivalente ou supérieure, sans supplément de prix, ou, à défaut, le remboursement des prestations non fournies.

Les formalités administratives et sanitaires à accomplir pour entrer sur le territoire français sont sous la responsabilité de l’université cliente et à ses frais. Merops vous conseille de consulter le site France-Visas (https://france-visas.gouv.fr/) pour tout renseignement sur l’entrée en France.

Le non-respect des formalités, l’impossibilité d’un participant de présenter des documents administratifs en règle, quelle qu’en soit la raison, entraînant un retard, le refus à l’embarquement ou l’interdiction de pénétrer sur le territoire français, restent sous la responsabilité l’université cliente, à sa charge financière, sans que Merops ne rembourse ni ne remplace la prestation.

Afin de pouvoir profiter pleinement de son séjour, chaque participant doit être autonome et son état de santé compatible avec les déplacements, les activités et les structures d’accueil. Les sites partenaires d’hébergement ainsi que les visites proposées sont équipés pour recevoir des personnes à mobilité réduite. Sur le site d’hébergement, toutes les zones communes (salle de classe, réfectoire, bibliothèque, laboratoire) sont également accessibles.

Merops doit être informée en avance des cas de handicap, d’antécédents médicaux, d’allergies sévères et/ou de régimes alimentaires particuliers afin d’adapter et de préparer le séjour. Les frais liés à un éventuel rapatriement ou d’éventuels frais médicaux sont à la charge de l’université cliente et/ou de sa compagnie d’assurance. Merops conseille que chaque participant soit muni d’une Carte Européenne d’Assurance Maladie (CEAM), qui permet, chez certains praticiens, d’éviter l’avance des frais médicaux en France.

Du fait de sa vocation éducative, la réussite d’un séjour implique bien entendu l’acceptation de règles strictes et incontournables : respect de chacun, des horaires, des consignes de sécurité, du matériel. Le participant est invité à adopter une bonne conduite envers l’équipe d’encadrement et les autres participants, ainsi qu’au cours de toutes les activités proposées durant le séjour.

Les règles de vie et les conséquences en cas de non-respect de ces règles sont définies et discutées avec l’université cliente qui est ensuite chargée de les communiquer aux étudiants participants et de veiller à ce qu’elles soient appliquées lors du séjour.

Merops se réserve le droit d’utiliser les photos et les prises de vues prises lors d’un séjour pour promouvoir son activité sur son site internet ou sur les réseaux sociaux. Dans le cas où un participant ne souhaite pas figurer sur ces images, l’université cliente doit en informer Merops par écrit au plus tard 8 jours avant le début du séjour.

Les données collectées et enregistrées par Merops dans son système informatique ont pour finalité de permettre la gestion de l’inscription de chaque étudiant et accompagnateur participant à un séjour et l’exécution des différentes prestations afférentes.

Pour ces finalités, ces informations sont susceptibles d’être stockées, traitées et transférées par Merops à des tiers (tels que des prestataires réceptifs). Ces tiers ne pourront accéder aux données personnelles des participants que pour les besoins liés à l’exécution de leur séjour et des prestations afférentes dans le strict respect de la législation applicable, notamment en matière de sécurité des données.

Ces données sont conservées pour la durée nécessaire à la finalité de leur traitement. L’opposition du participant à la collecte, à l’enregistrement ou au transfert à des tiers des données personnelles le concernant nécessaires à la vente ou à l’exécution d’un séjour et de ses prestations afférentes, engendrerait de facto l’impossibilité pour Merops d’assurer tout ou partie de la prestation demandée.

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et au règlement général européen sur la protection des données, chaque participant dispose d’un droit d’accès, de modification et de suppression de ses données personnelles, qu’il pourra exercer auprès de Merops.

Le séjour se termine à la date et au lieu convenus avec l’université cliente (après un éventuel transfert à l’aéroport ou à la gare SNCF/TGV la plus proche ou la plus commode).

A la fin du séjour, dans le cas de frais imprévus (visites additionnelles, dégâts ou pertes de matériel), une facture supplémentaire sera envoyée à l’université cliente après validation par l’accompagnateur représentant l’université cliente pour paiement dans les 30 jours.

Nous encourageons les participants étudiants et les accompagnateurs à faire part de leurs remarques/réclamations pendant le séjour à l’équipe représentant Merops.

À la fin du séjour, chaque participant reçoit une fiche d’appréciations facultative lui permettant de donner une évaluation qualitative de l’ensemble des prestations de son séjour.

Toute réclamation éventuelle, de nature commerciale ou relative à la qualité des prestations, devra nous être adressée par écrit (courrier postal ou électronique), dans un délai de 30 jours après la fin du séjour à Merops (info@merops.eu).

Nous nous engageons à y répondre dans les plus brefs délais.

A défaut de réponse satisfaisante dans un délai de 60 jours, vous pouvez gratuitement saisir le Médiateur du Tourisme et du Voyage, dont les coordonnées et modalités de saisine sont disponibles sur le site : www.mtv.travel